从以上规定可以看出:①税法认可和强调研发核算主要依据会计的规定。企业应遵循《企业会计准则应用指南》中的相关规定,即自行开发无形资产发生的研发支出,不满足资本化条件的,借记“研发费用(费用化支出)”,满足资本化条件的,借记“研发费用(资本化支出)”,贷记“原材料”、“银行存款”、“应付职工薪酬”等科目。②会计上对研发费用形成无形资产的摊销年限并未做强制性的规定,只是强调“企业应当于取得无形资产时分析判断其使用寿命。”而税法则做了强制性的规定,即“摊销年限不得低于10年”。③企业需要完善具体会计科目的核算体系。《工作指引》要求,企业应按照规定的样表设置高新技术企业认定专用研究开发费用辅助核算账目,提供相关凭证及明细表,并按要求进行核算。国税发〔2008〕116号文件则要求,企业必须对研究开发费用实行专账管理,同时必须按照本办法附表的规定项目,准确归集填写年度可加计扣除的各项研究开发费用实际发生金额。在一些地方的实践中,如江苏省地税局颁布的《企业研究开发费用税前加计扣除管理办法(试行)》规定,执行企业会计制度和小企业会计制度的企业应在“管理费用”科目下专设“研究开发费用”二级科目,在“研究开发费用”二级科目下按照研究开发项目和费用种类分别核算。参考以上的规定,并结合会计准则的要求,企业应在成本类会计科目专设“研发支出”科目,在“研发支出”科目下专设“费用化支出”和“资本化支出”二级科目,并按照研究开发项目和费用种类分别核算。因为会计准则并未对底层会计核算科目做出具体的规定,结合税法和会计准则的规定,企业可以考虑在四级会计科目设计时参考税法的分类进行。以某研发未形成无形资产项目为例,会计科目设计如下:一级科目“管理费用”,二级科目“研究开发费用”,三级科目为具体某研发项目,四级科目则可以按照《工作指引》的要求分人员人工费用、直接材料、动力、燃料、设计费用、装备调试费、无形资产摊销、委托外部研究开发费用、其他费用等。需要注意的是,税法上关于高新企业与加计扣除的研发费用范围规定并不完全一致。因为在一般情况下,加计扣除的范围小于《工作指引》的范围,可以考虑以《工作指引》为基础,在日常进行核算时在“摘要栏”加上关键字加以区分,到年底进行加计扣除时,通过一些关键字的筛选直接得出相应加计扣除数据以提高工作效率。④研究开发费用辅助核算账目最好以科技部门认定的立项书中确定的研发费用预算为起点,以实际发生的会计凭证为终点,形成一整套环环相扣、条理清晰的更易为税务机关接受的核算辅助账。
3.从税务角度规范研发费用的核算流程。
会计和税法都对研发活动的内部控制提出了较高的要求,企业在核算时还需要特别关注以下方面:
(1)研发活动的机构和人员的独立性。企业需要建立专门的、相对独立的研发机构和团队,在出现人员兼职的情况下更加需要严格区分正常的生产活动和研发活动产生的费用,要求研发人员适时实行填写工时分配单是一种比较常用而且有效的措施。
(2)完善研发活动的内部控制流程。
企业应当建立健全研发活动的内部控制流程和相关制度,从可研报告、立项到决策、直接开展研发、试验室试验、小试、中试、成果验收、高新产品收入等各个环节应该建立起一整套严格的控制体系。相关的研发活动核心研究人员人事管理制度、保密制度、研发活动采购、领料授权审批制度、研究成果验收、保护制度等一系列相关制度必须得到严格的执行。
(3)加强与外部机构的沟通,公司需要完善研发成果的验收制度,组织专家的团队对公司研发成果进行评估论证,为提高公信力,可以考虑聘请相关外部专家进入研发成果评审团队。
(4)注重档案管理。文档管理是研发费用归集中的重要环节,文档是证明研发活动最有效的工具,也是严格区分研发活动与一般生产活动界限的重要证据,应该引起企业的重视。