【20250428  每日一税】

企业为员工报销的油费能否税前扣除？

文/李冼

编者按：2025年04月27日，有同学咨询：企业等单位为员工报销的油费能否税前扣除？现就该话题试与大家探讨。由于水平有限，有不当之处，还请海涵，并敬请指正。

企业为员工报销的油费能否在企业所得税税前扣除？要具体问题具体分析，需结合业务实质、合同约定及凭证合规性综合判断，不可一概而论。

现与大家探讨如下：

一、税前扣除条件

（一）业务真实

企业报销的油费必须与生产经营活动直接相关，且已实际发生。

注意：若公司名下无车，直接报销员工私车油费可能被认定为虚假业务，导致费用无法扣除，取得的是增值税专用发票的也不得抵扣进项税额。

（二）私车公用需签订书面租赁协议

企业报销员工私车公用产生的费用，需与员工签订《私车公用租赁协议》，明确约定租金标准及费用承担范围（如油费、过路费等）。

未签订协议的，报销款可能被视作员工福利或工资薪金，需按工资薪金所得缴纳个人所得税且企业不得税前扣除。

（三）取得合法有效凭证

租赁费需取得税务机关代开的发票（如员工需按“财产租赁所得”缴纳个税），油费、过路费等需开具公司抬头的合规发票。若使用替票或虚开发票，将面临偷税风险及罚款。

一句话：员工报销私车公用产生的费用，需与公司签订租车协议，并确保费用有合规凭证，但车辆购置税、保险费、维修费、年检费等车辆所有权相关的费用，与企业取得收入无关，不得税前扣除。

二、实务案例

案例1：合规处理（可扣除）

A公司无公车，与员工签订《车辆租赁协议》，约定月租金800元（低于增值税起征点），并报销实际发生的油费、过路费。

税务处理：公司凭租赁发票及油费发票列支的租金和费用，可在企业所得税税前扣除；员工取得的租金收入按“财产租赁所得”缴税（若月租金≤800元，免增值税及个税）。

案例2：不合规处理（不可扣除）

B公司未与员工签《车辆租赁协议》，直接为员工报销油费1万元。

税务风险：油费被认定为员工补贴，并入工资薪金代扣个税；企业无法税前扣除，且可能因凭证不合法被追缴税款及滞纳金。

三、实务建议

（一）签订协议并明确条款

协议需包括车辆信息、租金标准、费用承担范围及违约责任，避免被认定为“变相福利”。

（二）控制租金金额

月租金建议≤800元，可免增值税及个税；若超标准，员工需代开发票并缴税。

（三）区分费用类型

仅报销与车辆使用直接相关的费用（如油费、过路费），避免包含保险费等个人支出。

（四）替代方案

若频繁使用私车，可考虑购置公司车辆或通过网约车平台结算，取得合规的发票可抵扣进项税，有关油费、过路费支出，可在企业所得税税前扣除。

综上所述，企业为员工报销油费能否税前扣除，关键在于业务真实性、合同合规性及凭证有效性。通过签订租赁协议、规范发票管理，可实现税务合规并降低风险。反之，若操作不当，可能导致费用剔除、补税罚款及个税争议。实务中建议结合企业需求，优先选择网约车或公车配置等替代方案，简化税务处理。